6 tips voor leidinggeven op afstand

Nu (deels) thuiswerken steeds meer de norm wordt, verandert ook de manier van aansturen door managers. Leidinggeven op afstand heeft effect op de manier hoe je contact onderhoudt met je medewerkers, hoe je de betrokkenheid in stand houdt en hoe je de aansturing organiseert.

Vertrouwen

Het geven van vertrouwen aan je teamleden is bij leidinggeven op afstand het belangrijkst van alles, nog meer dan wanneer je elkaar dagelijks op kantoor ziet. Door vertrouwen te geven ontvang je ook vertrouwen. Vertrouwen krijg je door veel oprechte aandacht aan je teamleden te geven. Dat wordt lastiger als je elkaar niet dagelijks ziet. Zorg dat je als leidinggevende goed benaderbaar bent, luister en stel vragen. Gebruik je coachingvaardigheden. Het geven van vertrouwen is cruciaal bij alle onderstaande punten.

Duidelijkheid over output

Maak duidelijke afspraken over wat je als output en resultaat verwacht. De afstand maakt het vrijwel onmogelijk en onwenselijk om te sturen op proces. Op kantoor heb je een indruk waar men mee bezig is en is het eenvoudiger om tussentijds bij te sturen. Dit mechanisme ontbreekt op afstand waardoor het helder moet zijn wat je verwachtingen zijn. Zorg er voor dat voor ieder individu duidelijk is welke output verwacht wordt, deel dit ook met de overige teamleden en maak als leidinggevende duidelijk wat je als teamoutput verwacht.

Werktijden

Bij thuiswerken ligt het initiatief over wanneer men werkt en hoe men zijn werk indeelt bij de medewerker. In een thuissituatie is er meer (ongewenste) afleiding en is sprake van een niet te vermijden vermenging van prive- en werktijd. Spreek met elkaar af wanneer je bereikbaar bent tijdens kantooruren en houd rekening met flexibele werktijden. Dit heeft gevolgen voor de onderlinge bereikbaarheid en het plannen van een overleg. Zorg er voor dat je van elkaar’s beschikbaarheid op de hoogte bent, bijvoorbeeld door inzicht te hebben in elkaars agenda. Zorg ervoor dat de agenda up-to-date is en de online beschikbaarheid zichtbaar is voor collega’s.

Teamgevoel

Teamleden missen de spontane praatjes bij de koffiemachine. De sociale verbondenheid die belangrijk is voor een goed functionerend team komt daarmee onder druk. Organiseer online teamsessies. Besteed tijdens deze sessies vooral aandacht aan niet direct werk gerelateerde onderwerpen. Geef de medewerkers bijvoorbeeld de ruimte om tijdens breakout sessies vrijelijk over diverse onderwerpen met elkaar praten.

Arbeidsomstandigheden

Als leidinggevende ben je (mede) verantwoordelijk voor het welzijn van je teamleden. Check de fysieke omstandigheden waarin de medewerker zijn werk thuis uitvoert. Investeer als werkgever daarom in een goede bureaustoel of webcam. Zorg voor een goed bereikbare technische helpdesk (eventueel ook buiten kantooruren) zodat de techniek geen negatieve afleiding is voor het werken vanuit huis.

Mensen

Tenslotte betekent leidinggeven op afstand dat je extra alert moet zijn op de mens achter de medewerker. Neem regelmatig contact op met je teamleden en vraag oprecht hoe het met hen gaat. Kies er dan voor om te (video)bellen en niet om te mailen of te whatsappen. En doe dit het liefst spontaan, net als bij de koffiemachine op kantoor, zonder afspraak.